Warum organisierte Inhalte heute mehr denn je wichtig sind

In einem von Wettbewerb geprägten, globalisierten digitalen Markt stehen Unternehmen zunehmend unter Druck, ihren Kunden personalisierte, aktuelle und konforme Inhalte zu liefern und gleichzeitig die Kundenbindung zu festigen. Dabei kommt es auch auf Geschwindigkeit an. Vor diesem Hintergrund ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, ihre digitalen Assets effizient zu verwalten. Diese wichtige Aufgabe wird jedoch häufig vernachlässigt oder einfach der IT-Abteilung überlassen.

Im Jahr 2024 wird dieses Thema an Bedeutung gewinnen, da sich Unternehmen verstärkt auf die Bereitstellung eines besseren digitalen Kundenerlebnisses und die Nutzung digitaler Marketingplattformen konzentrieren dürften. Auch die Digitalisierung von Inhalten im Unternehmen selbst wird weiter voranschreiten. Das bringt die Notwendigkeit mit sich, bei der Verwaltung digitaler Assets Compliance-Anforderungen stärker zu beachten und die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Unternehmenseinheiten im Umgang mit den Assets zu verbessern. Gleichzeitig gibt es mehr Cloud-basierte Lösungen als je zuvor.

Angesichts dieser Vielzahl an marktbestimmenden Faktoren benötigen Unternehmen eine zentrale Lösung für ihr Digital Asset Management, zumal Datenbestände häufig isoliert voneinander gespeichert sind. Wenn Unternehmen das Beste aus neuen Technologien wie der generativen KI herausholen wollen, ist für die Organisation von Bildern, Videos, Audiodateien, PDFs und allen anderen digitalen Assets ein systematischer Ansatz erforderlich.

Entscheidend ist, dass Unternehmen ihr Digital Asset Management (DAM) völlig neu organisieren. In einer Zeit, in der sich Unternehmen in einem digitalen Transformationsprozess befinden und zunehmend datengesteuert arbeiten, ist eine zentrale DAM-Lösung der Grundstein für den Unternehmenserfolg. Die Verwaltung von Assets ist kein einmaliger Prozess, sondern erfordert eine kontinuierliche Auseinandersetzung mit Prozessen und Governance. Nur so kann sie reibungslos funktionieren. Es geht nicht darum, einen digitalen Aktenschrank zu errichten, in dem Assets einfach nur archiviert werden. Vielmehr ist das Ziel, ein dynamisches und intelligentes digitales Ökosystem zu schaffen, das im Zentrum des Unternehmens steht und sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt.

Nur mit einer effizienten DAM-Lösung können Unternehmen Inhalte flexibel über verschiedene Plattformen, Touchpoints, Zuständigkeiten und Kanäle hinweg bereitstellen. Dies gilt auch für mobile Anwendungen und soziale Medien, wo digitale Assets zu bestimmten Zeiten und für bestimmte Zwecke bereitgestellt werden. Entscheidend ist, wie die Assets organisiert, getaggt und bereitgestellt werden, insbesondere wenn es darum geht, die Markenidentität zu gewährleisten. Digitale Assets sind nur dann nützlich, wenn sie sofort gefunden, bereitgestellt, genutzt und mit den Kunden geteilt werden können. Deshalb ist eine gute Taxonomie so wichtig. Richtig formulierte Bezeichnungen und Schlüsselwörter stellen einen starken Kontext dar.

Genau das ist der Grund, warum Unternehmen das Digital Asset Management ernster nehmen müssen. Eine gute DAM-Lösung unterstützt die Zusammenführung von Mensch, Prozess und Technologie. Darüber hinaus sind Marketing, Vertrieb und Werbung auf leicht zugängliche und verständliche Inhalte angewiesen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. 

Die Entscheidung für eine DAM-Lösung der nächsten Generation ist eine folgenreiche Entscheidung. Sie muss von allen Stakeholdern mitgetragen und von der Unternehmensleitung befürwortet werden. Die Zentralisierung digitaler Assets ist oft recht mühsam und ihr Nutzen zeigt sich nur, wenn die Daten kontinuierlich gepflegt und kuratiert werden. 

Neben der Zustimmung der Stakeholder und der Unternehmensleitung ist auch das Benchmarking wichtig, damit die Teams Fortschritte definieren und erkennen können. Die Mitarbeiter im Unternehmen müssen wissen, wo sie stehen und in welche Richtung bestimmte KPIs sie führen werden. Eine transparente und kontinuierliche Kommunikation mit den Stakeholdern ist wichtig, insbesondere wenn die Einführung einer Lösung sich über einen längeren Zeitraum erstreckt.  

Die eigentliche Frage lautet nicht: „Was kostet uns das DAM?“, sondern: „Was kostet uns der Verzicht auf eine gute Informationsarchitektur und ein gutes Asset Management?“ Die Antwort ist: Zeit. Die Suche nach den richtigen Inhalten in verschiedenen Quellen, die unbewusste Mehrfacheingabe oder -pflege von identischen Inhalten, die Suche nach nicht existierenden digitalen Assets oder langwierige Recherchen, um festzustellen, ob Inhalte konform, urheberrechtlich geschützt oder gar veraltet sind – all das kostet viele Arbeitsstunden und damit Geld. Mit der wachsenden Anzahl digitaler Assets wachsen auch die Herausforderungen.

Durch die Zentralisierung digitaler Bestände optimieren Unternehmen auch den Prozess der Digitalisierung. Daraus ergeben sich erhebliche Kosteneinsparungen, die sich letztendlich auf das Endergebnis auswirken. Neben der Bereitstellung von Such- und Abfragefunktionen bietet die DAM-Lösung Zeit- und Kostenersparnisse durch die automatisierte und skalierbare Erfassung von Inhalten. Ihre Implementierung kann unter Umständen auch die technische Schuld reduzieren, das heißt die Kosten, die aus der unzureichenden technischen Qualität einer Software resultieren. In stark regulierten Branchen wie dem Gesundheits- oder Finanzsektor können veraltete oder fehlerhafte digitale Assets im schlimmsten Fall zu empfindlichen Geldstrafen oder Gerichtsprozessen mit enormen finanziellen Folgen führen. 

Die Einrichtung einer guten Informationsarchitektur erfordert neben der Anschaffung einer hochmodernen DAM-Lösung wie Sitecore Content Hub auch die Einführung von Best Practices für die Verwaltung digitaler Assets. In vielen Unternehmen sind die Prozesse nicht klar definiert oder es mangelt an Kontinuität und Konsequenz. 

Die Implementierung einer DAM-Lösung setzt daher eine gewisse Fachkompetenz voraus. Mit dem richtigen Partner für die Systemeinführung profitieren Unternehmen von Best Practices und praxiserprobten Lösungsansätzen, die funktionieren.  

Bei einer DAM-Lösung geht es vor allem darum, das Potenzial Ihrer Assets voll auszuschöpfen. Eine gut orchestrierte DAM-Lösung bietet nicht nur ein besseres Kundenerlebnis, sondern macht Ihr Unternehmen auch fit für die Zukunft. Die Umsetzung des richtigen DAM-Systems bringt Unternehmen einen deutlichen Mehrwert, der weit über den besseren Zugriff auf ihre Assets hinausgeht.